Meelopen met een projectcoördinator op de afdeling projecten
“Zo'n systeem moet op tijd en binnen budget live gaan”
Behalve plug-and-play sensoroplossingen biedt SICK ook maatwerksystemen en -oplossingen. Klanten die voor deze complexere toepassingen kiezen, zijn in goede handen bij de projectcoördinatoren op de afdeling Projecten: Felix Steenveld en Maurits van Rossum. Hoe ziet hun dag eruit? Tegen welke uitdagingen lopen zij aan? En wat maakt hun werk bij SICK zo aantrekkelijk? We lopen een dag met hen mee.
Het is nog vroeg als we ons op de afdeling Projecten in Bilthoven melden. Projectcoördinator Maurits van Rossum zit al midden in een videocall met Japan. Hij overlegt met de lokale SICK-engineers over een volumemeet- en weegsysteem dat ze bij een van ’s werelds grootste techreuzen aan het inregelen zijn. Even later vertelt hij bij het koffieapparaat: “In verband met het tijdsverschil met Japan ben ik vanochtend vroeger begonnen. De system integrator die over de hele wereld de logistieke systemen voor deze techgigant verzorgt, is een Nederlands bedrijf. Vandaar dat wij in Bilthoven deze projecten van a tot z begeleiden. Het is leuk om je te realiseren dat pakket
ten die vanuit Japan worden verzonden, verschillende sorteercentra passeren waar onze systemen staan."
Van offerte tot uitvoering en service
Collega-projectcoördinator Felix Steenveld die net is binnengekomen, legt uit: “Als projectcoördinatoren zijn we eigen lijk de spin-in-het-web. Zodra het om complexe systemen gaat, komen wij in beeld. Denk bijvoorbeeld aan camera systemen die van zes kanten op een transportband barcodes op pakketten moeten kunnen lezen. Maar je kunt ook denken aan trackingsystemen om de lengtes van voertuigen te meten of aan ingewikkelde positioneringsystemen, bij voorbeeld voor een staalfabriek.”
Maurits vult aan: “Bij een verkoopgesprek kan er van alles worden bedacht, maar daarna moet er nog heel veel gebeuren om het werkend te krijgen. Soms moet er nieuwe software worden gemaakt. Dan weer zijn de specificaties nog niet helder. Wij gaan in op dat soort details.”
Meekijken met een offerte
De mannen van de afdeling Projecten worden al in het offertestadium bij het project betrokken. Felix: “Via de afdeling Verkoop komt de offerteaanvraag bij SICK binnen. De applicatie engineer op de afdeling Projecten maakt vervolgens een technisch advies voor de sales engineer. Wanneer de offerte gereed is, dan maken wij als projectcoördinator een
risico-evaluatie. Bovendien controleren we de calculatie en checken we de complete offerte. Na goedkeuring van de afdelingshoofden gaat de offerte naar de klant.”
Wordt de offerte een opdracht, dan checkt de projectcoördinator of de opdrachtbevestiging overeenkomt met wat SICK heeft geoffreerd. “Soms bestellen klanten net iets anders dan in de offerte staat. Omdat we met aanzienlijke bedragen te maken hebben, wil je gewoon dat het klopt. Tegelijkertijd wil je ook dat de klant krijgt wat hij voor ogen heeft. Dat checken we dan. Is alles in kannen en kruiken, dan zetten we het project in het systeem met alle relevante informatie erbij zoals tekeningen en specificaties van de klant, de calculatie et cetera. Sinds kort hebben we een collega die ons bij deze administratie helpt.”
Samen werken met SICK AG in Duitsland
Staat alles in het CRM-systeem, dan zorgen Maurits en Felix voor de over dracht van het project naar SICK AG. Daar zetten ze het maatwerkproduct voor de klant in elkaar. Maurits: “Bij zo’n project-hand-over zetten we alles nog even zorgvuldig op een rij. Vervolgens ontvangen wij de tekeningen vanuit ons hoofdkantoor in Waldkirch, waarop de klant een akkoord moet geven. Daarna kan het productieproces beginnen. Het uiteindelijke systeem gaat vanuit Duitsland rechtstreeks naar de klant. Wij zorgen daarbij voor de begeleiding. Het maakt niet uit waar de fabriek of het distributiecentrum van de klant staat, als de opdrachtgever Nederlands is, zijn wij verantwoordelijk.”
Tijdens het installatie- en commissioningproces zorgt de projectcoördinator ervoor dat er afstemming is tussen de klant en de engineers op locatie. Hij draagt er zorg voor dat het werk op het juiste moment kan worden uitgevoerd. Zo moeten bijvoorbeeld de materialen op locatie zijn en moet het transportsysteem zodanig gereed zijn dat ons systeem kan worden ingebouwd. Na de commissioning helpen we de klant met eventuele vragen en open punten, voordat we het project afronden. “Ik word altijd blij als we weer een goed werkend systeem opleveren, waar de klant verder mee kan”, aldus Felix.
Grote verantwoordelijkheid
Felix en Maurits zijn zich bewust van de grote verantwoordelijkheid die zij dragen. Maurits: “Ons doel is om ervoor te zorgen dat je projecten binnen budget en deadline oplevert met zo min mogelijk problemen. Kinken in de kabel willen we zo vroeg mogelijk signaleren, zodat we daar snel de juiste acties op kunnen ondernemen.” “Voor heel veel klanten spelen SICK systemen een hoofdrol in hun productie- of logistieke omgeving. Als ons systeem niet live gaat of het stopt ermee, kan het de klant duizenden euro’s per dag kosten. Bij een grote postbezorger zijn we nu bezig met de vervanging van oude systemen. Dat moet allemaal gebeuren in de live-omgeving, zonder dat de medewerkers en de mensen thuis er iets van merken. Wat dat betreft is het soms net een openhartoperatie, waarvoor alles goed moet worden afgestemd.”
Problem solving
Terwijl de dag op de afdeling vordert, komen Felix en Maurits regelmatig in actie om een “aantal brandjes” bij klanten te blussen. Op dat moment staan ze echt in hun kracht. Felix: “Het is altijd leuk om klanten te helpen. Bovendien heb je contact met heel veel mensen. Je spreekt met sitemanagers en projectcoördinatoren bij de klant, je overlegt met onze engineers in Duitsland en met engineers die op locatie aan het werk zijn. En natuurlijk werk je nauw samen met de collega’s hier in Bilthoven. Al die mensen met hun verschillende achtergronden, kennisniveaus en invalshoeken – om daarop te acteren, dat maakt het een heel dynamisch spel.” Bij het oplossen van onverwachte problemen maken Felix en Maurits soms bijzondere situaties mee. Maurits: “We hadden een project in het Midden-Oosten dat was uitgesteld. Toen onze engineers een halfjaar later on-site kwamen om onze systemen alsnog te implementeren, bleken de kasten vol dode ratten te liggen.Dan mogen wij ervoor zorgen dat dat allemaal weer wordt opgeknapt. Op zo’n grote afstand is dat een uitdaging, maar als het dan lukt, geeft dat wel een kick.”
Inzet
Als het tegen vijven loopt en Maurits in middels naar huis is, laat Felix weten dat hij vandaag wat langer blijft: “Ik heb zo nog een overleg met een locatie in Brazilië. Die zijn later op de dag wakker. Overigens is het niet zo dat we elke dag langer werken, maar soms doe je dat gewoon. Niet alleen voor klanten maar ook voor collega’s. Laatst nog had ik een
project voorbereid, waarmee een collega engineer ’s nachts aan de slag zou gaan op een luchthaven. Omdat zo’n project nieuw is en je niet wilt dat een collega door onvoorziene obstakels niet kan door werken, ben ik er toch om elf uur langs gegaan om alles even door te spreken. Noem het collegialiteit.” Waar zijn collega Maurits SICK nog maar drie jaar kent, daar werkt Felix al veertig jaar bij de Nederlandse vestiging van het internationale concern. Hoe hij het zo lang volhoudt? “Ik heb altijd gezegd: er zijn drie dingen voor mij belangrijk. Plezier in je werk, uitdaging en een goed salaris. Als een van de drie niet in orde is, moet je verder kijken. Maar blijkbaar is dat bij mij nog niet voorgekomen.”
Stabiliteit
Felix gaat verder: “Wat werkplezier betreft is het natuurlijk niet elke dag halleluja, maar de werksfeer is gewoon goed. En je merkt gewoon dat SICK een familie bedrijf is dat als een familie voor zijn medewerkers zorgt. Het is geen club met externe aandeelhouders. Dat zorgt voor veel rust en stabiliteit.” “In uitdaging zit ik hier trouwens ook goed. Voor mij ligt die vooral in de techniek. SICK investeert jaarlijks maar liefst tien tot vijftien procent van de hele om zet in R&D! Dus er zijn altijd nieuwe producten en technieken om enthousiast over te raken. Toen ik begon, waren er nog niet eens barcodescanners, en nu verkopen we de meest hoogwaardige scan oplossingen voor de meest complexe toepassingen. Ook wat dat betreft geldt er bij SICK: ‘Never a dull moment’.”